บริหารเวลาอย่างไร

คุณเชื่อหรือไม่ค่ะว่า คนเก่งจะต้องเป็นคนที่ทำงานหลายอย่างได้ หรือเป็นคนที่มีทักษะหลากหลาย รอบด้าน ที่เรียกว่า Multi Skills อลิสเชื่อค่ะว่าการเป็นคนเก่งนั้นจะต้องไม่ยึดติดกับการทำงานเพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง คนเก่งต้องสามารถรับผิดชอบงานได้หลากหลายประเภท รวมถึงการเป็นผู้รู้จักสร้างสมดุลของชีวิตให้กับตนเองได้อีกด้วย

                อลิสขอเม้าท์เรื่องของเพื่อนสนิทคนหนึ่งที่ยอมรับว่าเขาเป็นคนเก่งทีเดียว เนื่องจากเพื่อนคนนี้นอกจากจะทำงานประจำแล้ว เขายังเป็นนักแต่ง / แปลหนังสือ เขียนเรื่องสั้น เป็นนักพูด รวมถึงการแบ่งเวลาสำหรับการศึกษาต่ออีกด้วย และเท่าที่ทราบข้อมูลจากเพื่อนคนนี้ว่า เขาเพิ่งได้โปรโมตให้เป็นผู้จัดการ เหตุเพราะผลงานของเขาเป็นที่โดนใจของหัวหน้างาน … แน่นอนว่า ผู้ที่จะทำงานได้หลากหลายอย่างเช่นเพื่อนคนนี้ได้ ทักษะหนึ่งที่สำคัญนั่นก็คือ “ การบริหารเวลา ”

                พบว่าผู้ที่รู้จักบริหารเวลาให้ดีจะเป็นผู้ที่สามารถบริหารจัดการกับภาระงานที่แตกต่างกันได้ รวมถึงเป็นผู้ที่มีสมดุลของชีวิต สามารถจัดสรรเวลาให้กับครอบครัว เพื่อน และตัวเอง ทั้งนี้การบริหารเวลาให้ประสบผลสำเร็จได้นั้นมีเทคนิคหรือหลักปฏิบัติง่ายมากค่ะ ดังต่อไปนี้

กำหนดจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของงาน

                คุณต้องวิเคราะห์ว่างานแต่ละอย่างที่ได้รับมอบหมายให้ทำนั้นจะต้องใช้เวลานานเท่าไร เพื่อจะได้กำหนดระยะเวลาในการทำงานว่าควรจะเริ่มต้นทำและต้องทำให้เสร็จโดยใช้ระยะเวลาเท่าใด เช่น จัดพิมพ์รานงานยอดขายประจำเดือนสรุปให้ผู้บริหาร จะใช้เวลาประมาณ 1 ชั่วโมง โดยเริ่มตั้งแต่ 09:30-10:30 น . ทั้งนี้การกำหนดช่วงเวลาทำงานของตัวคุณเองนั้นขอให้วิเคราะห์ถึงความสามารถและศักยภาพของตนเองก่อน ไม่ควรกำหนดให้ช้าจนเกินไป เพราะนั่นหมายความว่าจะทำให้คุณมีเวลาที่จะบริหารจัดการกับงานอื่น ๆ ช้าตามไปด้วย

จงคิดเสมอว่า “ ต้องทำงานอย่างหนึ่งให้เสร็จ ” ก่อน

                ขณะที่เรากำลังทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งอยู่ ต้องมุ่งมั่น แน่วแน่ และคิดเสมอว่าต้องทำให้เสร็จ ต้องทำให้เสร็จ ใจอย่าเพิ่งฟุ้งซ่านหรือคิดถึงงานอื่น ๆ ที่ใจอยากจะทำ พูดง่ายๆ คือต้อง มีสมาธิในการทำงาน นั้น ๆ พบว่ามีหลายคนที่กำลังทำงานอย่างหนึ่งอยู่ แต่ใจคิดไปถึงเรื่องต่าง ๆ นา ๆ คนเหล่านี้จะไม่สามารถบริหารจัดการงานได้ตามเวลาที่กำหนด ทั้งนี้การมีสมาธิในการทำงานจะทำให้คุณรู้ตัวอยู่เสมอว่าคุณกำลังทำงานนั้น ๆ อยู่ เมื่อจิตสงบจะทำให้สมองคุณปลอดโปร่ง แจ่มใส อันเป็นที่มาของปัญญา รู้ว่างานแต่ละอย่างคุณควรจัดการด้วยวิธีการอย่างไรเพื่อให้ผลงานออกมาดีที่สุด

เร่งรีบทำงานให้ดีและเร็วที่สุดเท่าที่สามารถทำได้

                คุณไม่จำเป็นจะต้องทำงานให้เสร็จตามเวลาที่กำหนดขึ้น ในช่วงเวลาทำงานพยายามคิดเสมอว่าถ้างาน เสร็จเร็วได้ยิ่งดี การทำงานให้เสร็จเร็วกว่าเวลาที่กำหนดนั้น ผลงานต้องออกมาดีด้วย ซึ่งคุณเองควรจะต้องไตร่ตรองและตรวจสอบผลงานชิ้นนั้น ๆ ก่อนนำส่งมอบให้หัวหน้างานหรือให้ลูกค้า เพราะการทำงานได้เร็วจะทำให้คุณมีโอกาสพูดคุยกับหัวหน้างานเพื่อการปรับแก้ไขหรือการรับฟังไอเดียเพิ่มเติมจากหัวหน้างานหรือลูกค้าของตน … ต้องอย่าลืมว่า งานบางอย่างหัวหน้างานอาจต้องการปรับและเพิ่มไอเดียของตน มิใช่ทำเพียงครั้งเดียวจบ คุณจะได้มีเวลาแก้ไขและปรับเปลี่ยนได้ทัน

มอบหมายงานให้เป็น … อย่าทำงานทุกอย่างด้วยตนเอง

                คนเก่งที่สามารถทำงานได้หลากหลายนั้นไม่จำเป็นจะต้องทำงานทุกอย่างเองทั้งหมด งานบางอย่างสามารถกระจายหรือไว้ใจให้ผู้อื่นเป็นผู้ปฏิบัติแทนคุณ เพียงแต่คุณเป็นผู้วางแผน เป็นนักคิดก็พอแล้ว นั่นหมายความว่าคุณต้องเป็นผู้สอนงานให้เป็น สอนให้ผู้อื่นทำงานแทนคุณ เมื่อคุณมีแขนซ้ายแขนขวาที่เก่ง คุณเองก็จะมีเวลาในการทำงานอื่น ๆ ได้หลากหลายในเชิงของกลยุทธ์ การคิดวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงระบบงานของตนเองและของหน่วยงานให้ดียิ่งขึ้น

                อลิสเชื่อว่าหากคุณปฏิบัติตนตามเทคนิคที่กล่าวถึงนี้ คุณจะเป็นผู้หนึ่งที่เป็นคนเก่ง ที่สามารถบริหารและจัดการเวลาให้กับการทำงาน ลูกน้อง ครอบครัว คนที่คุณรัก และตัวคุณเองได้เป็นอย่างดี